Kosten senken, Wartung minimieren und offen sein für alles dank SaaS-Software
Der Begriff „Software-as-a-Service“, kurz SaaS, ist eines der wohl trendigsten Schlagwörter, wenn es um den Einsatz von Software und IT-Landschaften geht. Nicht immer ist dabei klar, was dieser Begriff genau bedeutet, vor allem, weil er ab und zu missbräuchlich verwendet wird. Mit diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel und zeigen auf, warum SaaS das Geschäftsmodell der Zukunft ist.

SaaS-Applikationen wie unsere Druckereimanagement-Software Keyline werden nicht mehr auf eigenen Rechnern oder Servern des Unternehmens installiert, sondern laufen auf sicheren und vertrauenswürdigen Servern in der Cloud. Sie werden meist über den Webbrowser bedient. Für die Nutzung zahlt man entweder eine regelmäßige Abo-Gebühr oder auf Basis von Transaktionen. Wie der Name schon sagt, zahlt man also für die Nutzung des Service, nicht für den Besitz einer Software.

„Cloud“ war lange ein Unwort in Druckereien, und viele wollten sich dem Thema noch nicht nähern. Doch die Branche hat sich dieser Technologie in den letzten Jahren immer mehr zugewandt. Markus Müller, Geschäftsführer von drucken123 in Aschaffenburg, erinnert sich, warum es eine Zeitlang gedauert hat, sich mit diesem Modell anzufreunden: „Weil wir es eben nicht anders kannten, ganz nach dem Motto ´was der Bauer nicht kennt`. Natürlich mussten wir Zeit investieren und Prozesse überdenken – das nervt auch schon einmal. Für uns hat es sich letztendlich aber mehr als gelohnt." 

Software, sagt Müller, muss nicht teuer gekauft werden: „SaaS ist einfach günstiger in der Anschaffung und auch bei den Wartungskosten. Und SaaS bietet höhere Flexibilität und steigert die Effizienz – unsere Mitarbeiter in der Druckvorstufe und Sachbearbeitung können zum Beispiel schnell und ohne Mühe auf die zentralen Daten zugreifen. Das geht auch im Homeoffice – im Lockdown konnten wir einige Arbeitsplätze völlig problemlos auslagern und so unsere Mitarbeiter schützen. Das führen wir in Zukunft auch so weiter. Eine tolle Geschichte.“ 

Auch Ulrich Schätzl von der Schätzl Druck & Medien GmbH in Donauwörth setzt auf SaaS-Software: „Wir wollen, dass unsere Kernsysteme komplett in der Cloud laufen – wir sind ja kein Software-Haus. Wir wollen skalierbare Systeme, die wir flexibel an unsere Anforderungen anpassen können. Wichtig ist uns auch eine offene Schnittstelle, über die wir ein Ökosystem aufbauen können, das uns die umfassende Automatisierung unseres Betriebes ermöglicht.“ Über den SaaS-Ansatz kann sich das Team von Schätzl Druck außerdem zur Ergänzung des Lieferumfangs einfach mit anderen Druckereien vernetzen. 

Schätzl Druck & Medien und drucken123 haben die für ihre Unternehmen besonders wichtigen Vorteile von SaaS-Software beschrieben. 

8 gute Gründe für den Einsatz von SaaS-Applikationen 


1. Keine Investition, sondern Betriebskosten 
Eine lokal installierte Software stellt meist eine große Investition dar, die über die Nutzungsdauer abgeschrieben wird. Der Fiskus geht bei Standardsoftware pauschal von drei Jahren aus, bei speziell erstellten Programmen sogar von fünf Jahren. Diese Kosten erscheinen in der Bilanz. Im Gegensatz dazu ist ein monatlich oder jährlich abrechenbares Abonnement für eine Cloud-basierte Lösung eine Betriebsausgabe, die in der Gewinn- und Verlustrechnung als laufende Ausgabe ausgewiesen wird.

2. Nutzungsbasierte Abrechnung
Heute kann niemand mehr auf Jahre vorhersehen, wie sich das gesamte Geschäft oder Teile davon entwickeln werden. Auch hier können SaaS-Applikationen mit ihrer nutzungsbasierten Abrechnung punkten. Diese kann auf Basis verschiedener Aspekte wie beispielsweise der Zahl der auf die App zugreifenden Nutzer oder der Anzahl der damit abgewickelten Jobs erfolgen.

3. Fortlaufende und automatische Updates
Wer lokal installierte Software einsetzt, kennt das Problem: Wenn der Hersteller ein Update publiziert, hat man die Qual der Wahl. Option 1: Man stürzt sich in das Abenteuer und installiert das Update. Das bringt meist recht hohen Aufwand mit sich, einerseits für die Aktualisierung der Arbeitsplätze, andererseits auch für das Training – schließlich erscheinen solche Updates eher selten – oft nur einmal oder zweimal im Jahr – und enthalten dann auf einen Schlag viele neue Funktionen. Option 2 ist der Verzicht auf das Update und damit unter Umständen auch auf Neuerungen, die man eigentlich nützlich fände.

Anders bei SaaS-Software – sie wird vom Hersteller fortlaufend weiterentwickelt und neue Funktionen werden zentral für alle Nutzer sofort bereitgestellt. Statt einem Update im Jahr gibt es hundert und mehr kleinere Updates. Der Aufwand für die Kunden tendiert damit gegen Null, da eine kontinuierliche Verbesserung und Einarbeitung gewährleistet wird. Ein weiterer Vorteil: Sollten einmal Probleme mit der Software auftreten, können diese im laufenden Betrieb behoben werden, denn alle Nutzer arbeiten auf dem gleichen System.

4. Problemlose Skalierbarkeit
Wenn viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine klassische Software nutzen sollen, dann kann dies richtig ins Geld gehen – schließlich müssen weitere Lizenzen gekauft werden (ganz zu schweigen davon, dass die Software oft auch Ansprüche an die Hardware stellt und unter Umständen neue PCs angeschafft werden müssen). All das liegt dann wie Blei im betriebswirtschaftlichen Zahlenwerk, wenn später einmal weniger Lizenzen benötigt werden. 

Ganz anders bei SaaS-Software: Der Umfang des Abonnements kann flexibel dem aktuellen Bedarf angepasst werden, das ist meist in ein paar Klicks erledigt. Auch die Kündigung ist meist innerhalb überschaubarer Fristen möglich. Das ermöglicht es Unternehmen in Hochzeiten, ihr Abonnement zu erweitern und in Zeiten mit wenig Auslastung nach unten zu korrigieren. Man zahlt meist nur dafür, was man auch tatsächlich nutzt.

Apropos Skalierung – bei vielen SaaS-Applikationen kann man mit einem begrenzten Funktionsumfang beginnen und später weitere Ausbaustufen buchen. Auch Schnittstellen zu anderen Applikationen können oft nach Bedarf hinzugebucht werden.

5. Minimaler Wartungsaufwand, hohe Datensicherheit 
Ein weiterer großer Vorteil von SaaS-Software ist der minimale Wartungsaufwand. Einmal abonniert, ist die Software sofort voll und ganz einsatzfähig – eigene Serversysteme sind dafür nicht notwendig. Auch im laufenden Betrieb müssen sich die Anwender nicht um Wartung und bei Bedarf die Fehlersuche kümmern – das ist von der Abonnementgebühr abgedeckt und damit Sache des Anbieters der Software.

Auch das Thema Datensicherheit ist bei SaaS-Anwendungen gewährleistet, denn die Programme laufen meist auf hochverfügbaren, professionell gemanagten Servern in Rechenzentren etablierter Anbieter – kein Vergleich zu einem Server unter dem Schreibtisch des Geschäftsführers, der nur von einer Person im Unternehmen bedient und betreut werden kann.

6. Über alle Plattformen hinweg
SaaS-Applikationen werden über die gängigen Internet-Browser genutzt. Damit können sie unabhängig von der verwendeten Plattform eingesetzt werden und sind ohne Installation direkt nutzbar. Das gilt nicht nur für Windows-Rechner und Macs, sondern meist auch für Tablets oder Smartphones.

7. Integration
Gleichgültig, ob Webshop, MIS, ERP oder CRM – SaaS-Applikationen folgen meist einem gemeinsamen Mantra und stellen Schnittstellen bereit, die eine Verknüpfung untereinander ermöglichen. Damit ist der Grundstein für die Integration verschiedenster Applikationen gelegt. Die Systeme können somit Daten untereinander austauschen und über Event-Systeme Prozesse automatisieren.

Das gilt auch für Keyline, das so Daten aus unterschiedlichen Systemen „auf eine Spur“ bringt und die Bündelung aller Services in einer Software ermöglicht.

In Zusammenspiel mit modernen Plattformen wie Zaikio können so nicht nur innerhalb der Druckerei, sondern auch mit allen Partnern der Wertschöpfungskette Prozesse automatisiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob dies Lieferanten, Maschinenhersteller, Kunden oder andere Softwareanbieter sind.

8. Ortsunabhängiges Arbeiten
Ein weiterer Vorteil von SaaS-Software hat sich gerade in der aktuellen Pandemie-Situation gezeigt: Cloud-basierte Programme können von überall her genutzt werden: nicht nur im Büro und im Drucksaal, sondern eben auch im Homeoffice und von unterwegs. 

Auch standortübergreifendes Arbeiten stellt damit für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kein Problem mehr da. Konsolidierte Unternehmen müssen nicht auf unterschiedlichen IT-Infrastrukturen arbeiten, sondern arbeiten gemeinsam mit der gleichen Software, so als säßen sie nur ein Büro entfernt.

Auch in der Kundenberatung vor Ort ist der mobile Zugriff auf die Software nützlich und sinnvoll, um direkt beim Kunden die gewünschten Informationen parat zu haben, Angebote zu kalkulieren oder einen Einblick in die Produktion zu geben.

Resümee
Niedrigere Investitionskosten, grenzenlose Skalierung, minimaler Wartungsaufwand und zukunftsorientierte Schnittstellen sind wesentliche Charakteristika von SaaS-Applikationen – da ist es kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen ihre Software nun lieber mieten als kaufen wollen. Der Ansatz eröffnet auch der Druckindustrie neue Potenziale in Sachen Effizienz und Flexibilität.