Druckerei Merkur digitalisiert Kundenservice und Produktion mit Keyline
Zeit ist Geld, das gilt mehr denn je in der Druckindustrie. Die Marge liegt heute nicht mehr in der Produktion, sondern in optimalen Abläufen. Das hat auch das Merkur Druck & Kopierzentrum in Leipzig schon vor längerer Zeit erkannt. Nach der Digitalisierung der Prozesse mit der Druckereimanagement-Software Keyline läuft nun alles effizienter und reibungsloser.

Das seit 30 Jahren bestehende Familienunternehmen, benannt nach dem griechischen Gott der Händler und Diebe, hat seinen Hauptsitz in Schloss Püchau nahe Leipzig. Dort und in zwei Niederlassungen in Leipzig sorgen 22 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das stetige Wachstum der Firma. René Huhn, zusammen mit seinem Bruder André und Inhaber Hans Huhn Geschäftsführer von Merkur Druck: „Wir stellen fast alles her, was auf Papier und auch auf anderen Materialien möglich ist“. 

Dabei geht der Trend auch bei Merkur Druck klar zum Digitaldruck, insbesondere auch in Direktmarketing und Lettershop. Die umfassende Weiterverarbeitung schließt sich an. Im Bereich der Druckveredelung wird unter anderem digitaler Folienprägedruck und Stanzen sowie Hochleistungslasern verschiedener Materialien angeboten.

Kalkulation war ein Flaschenhals

Merkur Druck hat schon immer in digitale Technik in Produktion und Weiterverarbeitung investiert. Kalkuliert wurde lange Jahre aber noch wie in so vielen anderen Druckbetrieben – auf der Basis von Preislisten, die alle paar Jahre aktualisiert wurden. Die Erstellung eines Angebots konnte da schon einmal mehrere Stunden dauern, und bei Änderungen des Auftrages musste von neuem begonnen werden.

Bei den heutigen Gegebenheiten in der Druckbranche ist das nicht mehr akzeptabel, schließlich müssen viele kleine Aufträge unter hohem Zeitdruck möglichst günstig und schnell realisiert werden. René und André Huhn, nahmen die anstehende Unternehmensnachfolge mit Generationswechsel im Familienunternehmen zum Anlass, die Prozesse zu überdenken.

Einsparpotenzial nur durch Prozessoptimierung

Dazu René Huhn: „Bei den Kosten für Papier und Farbe besteht ja kaum Einsparpotenzial, sie werden wohl kaum sinken. Das Geld liegt heute in der konsequenten Optimierung der Prozesse und des gesamten Workflows in und zwischen allen Bereichen. Das war mit der bisherigen Excel-basierten Lösung nicht durchgängig möglich. Als für diese dann ein kostspieliges Upgrade notwendig wurde, haben wir uns nach Alternativen umgesehen.“

Mehrere Systeme in der Auswahl

Gesucht wurde eine Lösung, die von der Kalkulation bis zum Versand alle Stufen der Wertschöpfungskette abbilden kann. Das Team von Merkur Druck hat sich eine ganze Reihe klassischer MIS-Applikationen für Druckereien angesehen. Viele Systeme deckten aber nicht alle Bereiche ab, oder sie waren zu unflexibel und komplex. Einige arbeiteten strikt artikelbezogen: Für jedes Teilprodukt musste eine eigene Artikelnummer angelegt werden – die Produktionszeit mit dem effektiven Personalaufwand ließen sie dafür meist außer Acht.

Als Cloud-Applikation im Vorteil

Außerdem waren die meisten Lösungen lokal zu installieren. Da Merkur Druck neben dem Hauptsitz noch zwei Filialen betreibt, hätten diese technisch aufwändig angebunden werden müssen. Eine Cloud-basierte und über den Browser ortsunabhängig nutzbare Software wie Keyline ist hier klar im Vorteil.

Schon in der Testphase konnte Keyline daher punkten. René Huhn: „Da Keyline im Software-as-a-Service-Modell angeboten wird, steht schon über den Testzugang der komplette Funktionsumfang zur Verfügung. Ich habe mich über das Wochenende eingearbeitet und dabei gleich unsere Maschinen angelegt.“

Immer im Bild über alle Aufträge

Die Prozesse in Kundenservice und Produktion von Merkur Druck laufen heute über alle Niederlassungen hinweg mit hoher Effizienz und reibungslos. Die Kalkulation von Aufträgen ist meist in Minuten erledigt. Die vollautomatisierte Produktionsplanung berücksichtigt Lieferzeiten, Prioritäten, Materialverfügbarkeit, Kapazitäten, Rüstkosten und vieles mehr.

Die digitale Auftragstasche fasst auch bei Änderungen alle produktionsrelevanten Angaben für jeden Job immer aktuell zusammen. Die Produktionstafel informiert aus unterschiedlichen Blickwinkeln wie der Ressourcenauslastung sowie dem Auftrags- und Produktstatus in Echtzeit über den Stand der Dinge – ein Pluspunkt auch in der Kommunikation mit den Kunden.

Wichtige Argumente: Flexibilität und Offenheit

René Huhn schätzt an Keyline auch dessen Flexibilität und Offenheit: „In Keyline können wir alles entsprechend unserer Gegebenheiten selbst bestimmen und sogar eigene Formeln hinterlegen. Dank der einfachen Übernahme der Daten aus Keyline in Datev spart das Team außerdem enorm Zeit in der Buchhaltung.“

Gute Betreuung durch verlässlichen Partner

René Huhn hebt hervor, dass sich das Team während der Einführung von Keyline nie allein gelassen fühlte: „Wir hatten schon Bedenken, ob wir die Umstellung hinbekommen. Aber der Support per Telefon und Chat hat uns gut an die Hand genommen und bei Fragen immer schnell reagiert. Wir fühlen uns auch in unserer Entscheidung sicher, weil der Keyline-Entwickler Zaikio Teil der Heidelberg-Familie ist.“

Von Anfang an dabei sein

Mit der Entscheidung für Keyline ist Merkur Druck am Puls der Zeit in Sachen Digitalisierung der Druckindustrie. René Huhn: „Zaikio entwickelt mit der gleichnamigen Plattform ja einen sehr interessanten Ansatz für die digitale Transformation von Druckereien – da wollten wir von Anfang an dabei sein.“ Die Zaikio-Plattform bringt unter Nutzung modernster Technologien Druckereien, Kunden, Markeninhaber, Lieferanten sowie Software- und Maschinenhersteller zusammen, damit alle auf Augenhöhe kommunizieren und Daten austauschen können.



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Stefan Horst
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