Die größten Hürden bei der Digitalisierung sind im Kopf
Der wohl derzeit trendigste Begriff in der Wirtschaft ist „Digitale Transformation“. Getrieben durch die weiter fortschreitende Digitalisierung überdenken Unternehmen ihre Geschäfts- und Produktionsprozesse, „transformieren“ sie ins digitale Zeitalter. 

Gewohnte Vorgehensweisen werden gestrafft oder manchmal gleich über Bord geworfen. Prozesse werden weitgehend standardisiert – die Basis für die Dank der Digitalisierung mögliche Automatisierung.

Auf dem Weg vom Handwerk zur Industrie müssen sich auch Druckhäuser mit diesen Themen beschäftigen – daran führt einfach kein Weg vorbei.

Aber dennoch ist es oft ein langwieriger Weg, bis die Anstrengungen Früchte tragen. Woran das liegt? Menschen sind einfach Gewohnheitstiere – sie versuchen, all das, was im Alltag auf sie einstürmt, zu kategorisieren und dann in eingeübter Art und Weise darauf zu reagieren. Das ist effizient, spart Energie. Neuerungen, die keinem gewohnten Muster entsprechen, sind da Störfaktoren, die vermieden oder zumindest ausgeblendet werden sollten.

Daher geht es im Rahmen einer Digitalisierungsinitiative nicht allein um Soft- oder Hardware – es geht erst einmal darum, diese Hürden in den Köpfen niederzureißen. Das gilt nicht nur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa in der Auftragsannahme oder im Drucksaal, sondern oft auch für die Führungsriege. 

Das Neue annehmen, Chancen erkennen


Damit eine Digitalisierungsinitiative nicht zum Scheitern verurteilt ist, sollte also zunächst eine „digitale Mentalität“ aufgebaut werden – eine von Offenheit geprägte Geisteshaltung gegenüber dieser neuen Welt. In diesem Zusammenhang fällt oft der Begriff des „Mindsets“.

In unseren Gesprächen mit Druckereien erfahren wir immer wieder, welche Fehleinschätzungen – oder besser „Ausreden“ – Druckereien von der Digitalisierung abhalten. Hier ein Überblick der fünf häufigsten Vorurteile:

Keine Zeit, Prozesse zu überdenken


Natürlich kostet es Zeit, sich Gedanken über die Möglichkeiten der Digitalisierung für das eigene Unternehmen zu machen, eine Vorgehensweise zu definieren und diese dann umzusetzen. Aber zum einen ist es unumgänglich, zum zweiten profitiert man danach von straffen und effizienten Prozessen. 

Oft geben Druckereien aber vor, neben dem Tagesgeschäft dafür einfach keine Zeit zu haben. Dazu Markus Müller, Geschäftsführer von drucken123 in Aschaffenburg: „Das habe ich auch lange gedacht und dadurch viel Geld verloren. Wären wir das Thema nur früher angegangen. Natürlich mussten wir Zeit investieren und Prozesse überdenken, aber am Ende hat es sich mehr als gelohnt.“

Das Team wird nicht mitmachen


Gerade in traditionell geprägten Branchen wie dem Druckhandwerk bestehen Berührungsängste gegenüber der Digitalisierung. Eines dieser Vorurteile: Menschen sollen durch Technik ersetzt werden. Dabei geht es darum, Menschen von immer wieder gleichen Tätigkeiten zu entlasten, damit sie ihre fachliche Kompetenz für Dinge nutzen können, die Computersysteme eben nicht können – Stichwort Kundenberatung. Das hilft auch, die Herausforderung des wachsenden Fachkräftemangels zu meistern.

Eine der wichtigsten Aufgaben ist es daher, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „abzuholen“. Andreas Gögele von der Druckwerkstatt Medus in Meran (Südtirol) weiß das nur zu gut: „Es ist eine große Herausforderung, dass das Team mitzieht. Es gab auch bei uns Skepsis und Bedenken gegen die Digitalisierung über Keyline, aber sobald die Leute merkten, dass es ihnen die Arbeit erleichtert, wurde es fast zum Selbstläufer. Man muss das Team aber konsequent ins Boot holen und fortlaufend motivieren.“

Markus Müller pflichtet bei: „Das ist definitiv ein wichtiger Punkt. Die anfänglichen Bedenken sind aber mittlerweile ausgeräumt, jetzt werden die Vorteile gesehen. Es wurde verstanden, dass es einfach an der Zeit war, alte Zöpfe abzuschneiden und neue Wege zu gehen.

Alexandra Hernegger von Hernegger Druck in Innsbruck erinnert sich an ihre eigenen Befürchtungen: „Ich hatte Bedenken, dass ich die Digitalisierung persönlich initiiere und dann noch mehr eingespannt bin. Das hat sich glücklicherweise nicht bestätigt. Meine Strategie, einfach anzufangen, nicht alles vorher zu planen oder gar zu überplanen, ist aufgegangen.“ Bezogen auf das Team empfindet Hernegger, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heute besser informiert und damit integriert fühlen.

Wir investieren lieber in Produktionstechnik...


... die Auftragsverwaltung läuft ja. Dieses Argument kann Markus Müller nicht verstehen: „Da wird mit den schönsten und besten Maschinen geprahlt, aber den Großteil der Kunden interessiert das doch überhaupt nicht.“ 

Alexandra Hernegger sieht eine deutliche Verbesserung der Servicequalität durch die Digitalisierung: „Früher gingen Informationen zu Aufträgen und damit der Überblick oft verloren, das führte zu unprofessionellem Auftreten gegenüber den Kunden. Heute habe ich immer in Echtzeit die Übersicht, welcher Auftrag sich gerade in welchem Stadium befindet.“

Wir haben die Kosten im Griff


Drucker verfügen über enorme Erfahrung und Kompetenz. Auf dieser Basis läuft allzu oft auch die Kalkulation. Preise werden aus dem Bauch heraus festgelegt, eine saubere Ermittlung der Herstellkosten als Basis eines Verkaufspreises findet häufig nicht statt – ganz zu schweigen von Kosten-Controlling und Soll/ist-Vergleichen. Das ist ja auch schwierig, wenn noch mit Systemen der ersten Generation oder gar noch mit Excel-Tabellen oder papierbasiert gearbeitet wird. Markus Müller hat das erlebt: „Wir haben auch gedacht, wir hätten die Kosten im Griff. Keyline hat uns ganz schön die Augen geöffnet.“ 

Wie soll das gehen, ohne Jobtasche?


Die gute alte Jobtasche – das Rückgrat der Produktionsabläufe in Druckereien. Für viele Betriebe ist es immer noch kaum vorstellbar, wie es ohne gehen soll. Dabei kann dieses Relikt aus den Zeiten papierbasierter Prozesse mit den heutigen Anforderungen im Druckwesen einfach nicht mehr mithalten. Markus Müller freut sich denn auch: „Es ist einfach zu schön, dass es diese Zettelwirtschaft nicht mehr gibt.“ 

Andreas Gögele beschreibt das Problem: „Die Jobtasche wandert ja mit dem Auftrag durch den Betrieb. Wenn man bei Änderungen mit dem Stift durch die Produktion laufen muss, dann dauert das einfach. Und am Ende ist nicht sicher, ob der Mitarbeiter die Änderung mitbekommen hat.“

Hernegger sieht die deutliche höhere Flexibilität als Vorteil: „Früher hatten wir eine Arbeitsteilung – einer machte das Angebot, ein anderer legte die Aufträge an, wieder jemand anderes schrieb Rechnungen. Heute können alle unabhängig voneinander alles machen, wir arbeiten ganzheitlicher.“ Sie wisse auch nicht mehr über jeden Miniauftrag Bescheid: „Die laufen einfach so durch“.

Das sind also die häufigsten Vorurteile gegenüber der Digitalisierung, die wir in unseren Gesprächen mit Druckereien hören. Aber all die  Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass es sich lohnt, mit offenem Blick gewohnte, oft eingefahrene und selten hinterfragte Prozesse zu überdenken und mit digitalen Mitteln und Methoden neu zu fassen.

Digitalisierung sichert die Zukunft


Druckereien, die immer noch vor der digitalen Transformation ihres Geschäfts zurückschrecken, kann das Sprichwort „Tradition ist die Weitergabe des Feuers und nicht die Anbetung der Asche“ den nötigen Mut machen. Die Werte des Handwerks wie Kompetenz und Qualität gehen durch die Digitalisierung der Abläufe nicht verloren – im Gegenteil: Druckereien haben wieder mehr Zeit, sich damit gegenüber ihren Kunden zu positionieren.

Andreas Gögele bringt es auf den Punkt: „Wenn man als Druckerei mit analogen Prozessen antritt gegen eine prozessoptimierte, digitalisierte Druckerei, dann kann man nur verlieren.“

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In unserem nächsten Blogpost befassen wir uns mit der Last des Lastenhefts – sozusagen der Jobtasche der Digitalisierung.