Auf dem Weg in die digitale Welt braucht man einen Reiseführer
Das Druckwesen ist auf einer Reise – weg vom traditionell geprägten Handwerk hin zu eher industriellen Strukturen. Das heißt: Druckereien müssen heute in der Lage, eine Vielzahl kleiner Aufträge unter hohem Termindruck in hoher Qualität abzuwickeln. Wenn da die Verwaltungs- und Produktionsprozesse nicht konsequent auf Effizienz getrimmt werden, bleibt die Profitabilität schnell auf der Strecke.

Ohne eine leistungsfähige IT-Umgebung ist diese Herausforderung nicht zu meistern. Dabei geht es nicht um eine Software hier, ein neues Programm dort – das reicht nicht mehr. Die Entscheidung, beispielsweise das alte MIS durch eine moderne Applikation für das Druckereimanagement zu ersetzen, ist zwar meist eine gute Idee, wenn man sie aber nur deswegen trifft, weil das alte System etwa zu langsam ist, dann wird der Sprung schnell zu kurz.

Druckereien sollten sich jetzt mit einem ganzheitlichen Vorgehen beschäftigen, einem Ansatz, der auch als digitale Transformation bezeichnet wird. Während sich die Digitalisierung mit einzelnen Prozessen befasst, die vom analogen ins digitale Zeitalter überführt werden, werden im Rahmen der digitalen Transformation alle Prozesse auf ihre Zukunftsfähigkeit hin analysiert und auf die Geschäftsstrategie abgestimmt. Es geht schließlich darum, dass Druckereien jetzt das Fundament für ihre sichere Zukunft gießen – einer Zukunft, die eben auf den Möglichkeiten und Fähigkeiten moderner und innovativer IT-Technologien basiert.

Das ist für viele Druckereien noch ein Schreckgespenst in vielerlei Hinsicht. So wird oft ein Verlust der traditionellen Werte des Druckwesens wie Kompetenz und Qualität befürchtet. Ein weiterer häufiger Vorbehalt ist, dass Menschen durch Maschinen ersetzt werden könnten. Diese und eine Reihe weiterer Vorurteile gegenüber der digitalen Transformation sind die Hürden im Kopf, die es zu überwinden gilt.

Wann immer man mit IT-Projekten zu tun hat, fällt schnell ein schrecklich klingender Ausdruck – das LASTENHEFT. Die Bezeichnung stammt aus dem Projektmanagement. Sie beschreibt ein Dokument, in dem die Anforderungen festgehalten werden, was eben beispielsweise eine neue IT-Umgebung leisten können soll. Lastenhefte wurden oft von klassischen Herstellern gefordert, damit sie ihr Angebot darauf abstimmen konnten.

Lastenhefte sind out

Lastenhefte mögen zwar eine gute Basis für die Entwicklung eher statischer Projekte gewesen sein. Wenn man den Begriff aber googelt, dann findet man für den Zeitbedarf für die Erstellung eines klassischen Lastenhefts schnell Angaben von zwei Monaten bis zu einem halben Jahr.

Genau darin aber liegt der Knackpunkt. Die technische Entwicklung gerade in der digitalen Welt schreitet so schnell voran, dass ein klassisches Lastenheft schon veraltet sein dürfte, bevor man überhaupt mit der Umsetzung des Projekts beginnt. Heute ist eben nichts mehr in Stein gemeißelt, nichts „auf ewig“ fertig. Um im sympathischeren Bild des Reiseführers zu bleiben: Auch auf einer Reise muss oder will man vielleicht wegen des Wetters oder neuen, ungeahnten Möglichkeiten von seinen einmal gefassten Plänen abweichen.

Lastenhefte werden außerdem allzu oft nur aus einer Sicht heraus erstellt. Das ist meist die eigene, aufbauend auf eigenen Erfahrungen. Da geht es dann gern um Detailprobleme in Prozessen. 

Viel wichtiger ist es aber, sich darüber klar zu werden, wohin die strategische Reise der Druckerei gehen soll, wie soll Ihr Betrieb in fünf Jahren aussehen? Wollen Sie ins Web-to-Print-Geschäft einsteigen oder sich auf sehr hochwertige Druckerzeugnisse fokussieren? Wollen Sie den Offset-Druck beibehalten oder voll und ganz auf Digitaldruck setzen? Wollen Sie sich den Verpackungsdruck erschließen, der im Gegensatz zum Akzidenzdruck Wachstum verzeichnet? Mit welchen (IT-)Services wollen Sie Ihre Kunden noch besser betreuen und an Ihr Unternehmen binden?

Haben Sie diese Ziele formuliert, können Sie sich an die Analyse des aktuellen Zustandes machen. Prüfen Sie, was im Kontext mit der Geschäftsstrategie beibehalten werden kann, was optimiert, ersetzt oder ersatzlos gestrichen werden sollte. Wichtig dabei: Machen Sie das nicht allein, beziehen Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein und nutzen Sie deren Erfahrungen. 

Sprechen Sie außerdem rechtzeitig mit Partnern wie etwa Software-Anbietern – damit holen Sie sich das „Schwarmwissen“ der Branche ein, das sich solche Partner in ihren Projekten erworben haben. Versuchen Sie, möglichst ergebnisoffen zu bleiben und nicht vor Veränderungen zurückzuschrecken.

Oft gibt es dabei einige Überraschungen, unerwartete Einblicke in die Abläufe des Tagesgeschäfts – hier sollte man wirklich ehrlich sein und nichts beschönigen (in großen IT-Projekten gibt es daher auch den so genannten „Cold Eye Review“, den unbestechlichen Blick Außenstehender, die den Finger in die eine oder andere Wunde legen). 

Schreiben Sie Ihren Reiseführer

All dies fassen Sie in einem „lebenden Dokument“ zusammen, Ihrem Reiseführer. Er beschreibt den Startpunkt der Reise und, zeitlich und qualitativ, die Zwischenziele. Damit das keine Luftnummer wird, besprechen Sie mit Ihrem Team und den externen Partnern, was die Ziele sind und was notwendig ist, um diese Ziele zu erreichen.

Um vor Überraschungen gefeit zu sein, führen sie in kurzen Intervallen ebenso kurze Meetings durch, in denen alle Beteiligten über den Stand der Dinge, über etwaige Probleme oder unerwartete Chancen berichten – vielleicht gibt es ja eine alternative Route, die es sich zu gehen lohnt. Aktualisieren Sie dann ihre Reiseplanung – so halten Sie Ihr Projekt unter Dampf und auf Kurs.

Definieren Sie auch, wann für Sie die „minimal funktionsfähige Version“ erreicht ist, mit der Sie ihr Tagesgeschäft schon in die neue Umgebung überführen können. Sie können damit schon erste Früchte Ihrer Initiative ernten und Ihre Prozesse weiter perfektionieren.

Überdenken Sie außerdem die traditionelle Sichtweise, dass Ihr Projekt irgendwann und „auf immer und ewig“ zu 100 Prozent fertig sein wird – die digitale Transformation kommt nie ganz zu einem Ende.

Das mag für den ersten Moment ungewohnt sein, tatsächlich ist es aber die Chance, Ihre Prozesse fortlaufend zu optimieren und flexibel an neue Gegebenheiten und Möglichkeiten anpassen zu können. Sie wünschen sich eine höhere Effizienz im Versandbereich – nur zu. Sie wollen Ihre Druckerei in eine „Smart Factory“ ausbauen – auch das ist kein Problem, die Technologien sind verfügbar. 

Möglich wird all das über Soft- und Hardware und Maschinen mit offenen Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen Applikationen und Geräten – und eben einem Reiseführer für die weitere digitale Transformation Ihres Unternehmens.



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In unserem nächsten Blogpost lesen Sie, wie Sie von der Technologie hinter einem weiteren „Buzzword“ der digitalen Welt profitieren können – dem SaaS-Ansatz.