60 Prozent der Arbeitszeit versickern – das können Sie tun
Der Kundenberater stellt fest, dass er den Auftrag auf Basis einer alten Preisliste kalkuliert hat. Schon wieder ist eine Datei verschwunden; und niemand kann den Kunden am Telefon über den Status seines Auftrags informieren. 

Solche Situationen sind Alltag in Unternehmen – und sie sind echte Effizienzbremsen. 

Asana, Anbieter einer der führenden Lösungen zur Verwaltung von Teamprojekten und Aufgaben, erstellt jährlich den „Anatomy of Work“-Index. Die aktuelle Ausgabe der Studie beweist, dass Organisationen jeder Größe und quer durch alle Branchen unzählige Stunden durch „Arbeit für Arbeit“ verlieren. Darunter sind unter anderem folgende „Aufgaben“ zu verstehen: 
  • die Kommunikation über Arbeitsvorgänge
  • die Suche nach Informationen
  • das Hin- und Her-Wechseln zwischen Programmen
  • der Umgang mit sich wechselnden Prioritäten
  • die Ermittlung von Auftrags-Status.

60 Prozent der Arbeitszeit sind nicht produktiv


Die Studie hat gezeigt, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa 60 Prozent ihrer Zeit mit der bloßen Koordination von Arbeit verbringen. Diese Arbeitszeit versickert einfach in schlecht aufgestellten Prozessen, ohne dass dies im Arbeitsalltag so richtig bewusst wird. 

Ein weiteres Problem ist die Doppelarbeit. Die Studie sagt, dass in Deutschland Teams durchschnittlich rund 4,75 Stunden mit Arbeit verbringen, die bereits von anderen erledigt wurde – pro Woche!

Diese verschwendete Zeit kostet nicht nur Geld – es ist auch die Zeit, die für wirklich wertschöpfende Aufgaben wie zum Beispiel Kundenakquise und -beratung fehlt. Außerdem sind solche Geschäfts- und Produktionsprozesse sehr fehlerträchtig. Sie können zu weiteren finanziellen - oder Imageverlusten gegenüber den Kunden führen – ganz zu schweigen vom vermeidbaren Stress.

Auch Druckereien kennen solche Verhältnisse aus ihrem Arbeitsalltag. Dabei müssen gerade Druckbetriebe angesichts der Herausforderungen in der Druckindustrie auf höchste Effizienz in ihren Abläufen achten – schließlich müssen immer mehr kleine und komplexere Aufträge unter hohem Termindruck möglichst preisgünstig produziert werden.

Drei-Säulen-Strategie für mehr Produktivität


Der Wert von 60 Prozent im Grunde unproduktiv verbrachter Zeit zeigt, wie groß das Potenzial für die Optimierung der Prozesse ist. 

Die Lösung liegt in den drei wesentlichen Säulen der Digitalisierung – der Zentralisierung von Daten, der Integration von Applikationen und Systemen und, darauf aufsetzend, der Automatisierung. Ohne diese drei Elemente ist die Steigerung der Produktivität nur begrenzt möglich.

Zentralisierung: der Single Point of Truth


Die Suche nach Informationen ist einer der wesentlichen Zeitfresser und damit der Effizienzkiller schlechthin. Druckereien sollten also unbedingt einen zentralen Punkt schaffen, über den alle im Team die für ihre Aufgaben nötigen Informationen finden – das gilt für den Kundenservice ebenso wie für die Produktion und die Versandabteilung.

Bei der Zentralisierung geht es ganz wesentlich darum, Datensilos zu identifizieren. Dabei handelt es sich um Datenbestände oder Informationen, die in verschiedenen Abteilungen im Unternehmen vorgehalten werden und nur von der jeweiligen Abteilung genutzt werden können. Ein Austausch von Daten findet nicht statt, kann es meist aufgrund technischer Gegebenheiten auch gar nicht.

Solche Datensilos entstehen in allen Unternehmen meist schleichend – jemand entdeckt den Bedarf, bestimmte Angaben zu speichern und macht das eben schnell einmal. Wichtig dabei: Die Daten müssen nicht unbedingt digital vorliegen – oft werden sie auch immer noch in Papierform in Ordnern abgelegt.

Über die Zeit wächst dieser Datenbestand an, man nutzt ihn schon fast unbewusst im Tagesgeschäft. Man macht sich keine Gedanken darüber, welchen Sinn und Zweck diese Daten haben, welche Prozesse von ihnen abhängen und welche Konsequenzen es haben könnte, wenn sie nicht aktuell gehalten werden oder wenn sie einmal nicht zur Verfügung stehen.

Die Druckereimanagement-Software Keyline hilft, mit solchen Datensilos Schluss zu machen. Sie deckt alle Stufen der Wertschöpfungskette in Druckbetrieben ab. Sie ist damit die Basis für die Zentralisierung aller Daten und Prozesse in Druckereien. Von der Kalkulation über die Produktion bis hin zum Versand nimmt sie alle für die Abwicklung eines jeden Jobs relevanten Daten auf und stellt sie unternehmensweit zur Verfügung. 

Vorbei sind die Zeiten, in denen beispielsweise die Frage eines Kunden nach dem Status seines Auftrags hektische Betriebsamkeit auslöste, um diese Information intern zu beschaffen – mit Keyline geht das auf Knopfdruck, egal, wer den Anruf gerade annimmt.

Ein weiteres Beispiel ist die Kalkulation: Mussten Kundenberater dazu oft Daten mühselig aus verschiedenen Quellen zusammensuchen, genügen in Keyline ein paar Klicks. Statt erst nach langwieriger Kalkulation, kann dem Kunden heute ein treffsicheres Angebot meist in Minuten bereitgestellt werden – ein wichtiger Zeitvorteil im Rennen um Aufträge.

Auf Basis der zentral verfügbaren Daten für jeden Auftrag läuft auch die Rechnungsstellung fast automatisch ab. So kann mit gleicher Teamstärke einfach mehr geschafft werden.

Integration führt Programme zusammen


Viele Druckereien setzen eine ganze Reihe isolierter Lösungen ein, um Jobs von der Auftragsannahme bis zum Versand abzuwickeln. Dabei muss nicht nur zwischen den Programmen hin und her gewechselt werden, oft müssen auch Daten, meist manuell, von einer Software in die andere übernommen werden. Das ist ein aufwändiges und fehlerträchtiges Vorgehen, das dazu führt, dass die Prozesse wie mit angezogener Handbremse ablaufen.

Keyline hilft, den Wildwuchs der Software-Landschaft zu beenden. Einerseits übernimmt es viele Funktionen einfach selbst – Kalkulation, Produktionsplanung und Steuerung, Lagermanagement, Verpackung und Logistik sowie Rechnungsstellung werden damit zentral ausgeführt. 

Darüber hinaus kann Keyline aufgrund seiner Architektur nahtlos und transparent mit anderen Applikationen sowie mit Maschinen integriert werden. Die Basis dafür schafft die offene und umfassend dokumentierte Schnittstelle, über die Daten ausgelesen und geschrieben werden können. So ermöglicht Keyline die Integration beispielsweise mit Web-to-Print- und PDF-Workflows.

Datengesteuerte Produktion ermöglicht umfassende Automatisierung 


Die konsequente Zentralisierung und Integration sowie der kontinuierliche Informationsfluss zwischen Maschinen und Applikationen schafft außerdem die Basis für die Automatisierung der Prozesse. Dieser Ansatz der datengesteuerten Produktion führt weg von der linearen und unflexiblen Lieferkette mit ihren oft hohen Reibungsverlusten hin zu einem dynamisch vernetzten digitalen Liefernetzwerk. 

Keyline übernimmt dabei die Übergabe der für den nächsten Produktionsschritt nötigen Informationen an die jeweilige Maschine oder Software. Das gilt über sämtliche Prozessstufen hinweg – von der Auftragsannahme bis zum Versand. In einer solchen Umgebung kann dank höchster Transparenz und Flexibilität auch schnell auf sich ändernde Bedingungen reagiert werden. 

Dank des hohen Automatisierungsgrades kann nicht nur mit gleichen Ressourcen effizienter produziert werden – Druckereien können so auch neue Geschäftsmodelle entwickeln. Ein Beispiel sind Corporate Printshops, in denen Mitarbeiter großer Unternehmen die benötigten Druckprodukte online anpassen und bestellen, die dann einen nahezu automatisierten Prozess durchlaufen.

Branchenplattform Zaikio treibt es auf die Spitze


Die Philosophie der Zentralisierung, Integration und Automatisierung wird von unserer kommenden Branchenplattform Zaikio konsequent weitergesponnen. Sinn und Zweck von Zaikio ist die Digitalisierung und Automatisierung aller Prozesse zwischen allen Marktteilnehmern in der Druckindustrie. 

Das Ziel ist die Demokratisierung der Druckbranche: Druckereien, Kunden, Markeninhaber, Lieferanten sowie Software- und Maschinenhersteller werden auf dieser modernen und offenen Plattform auf Augenhöhe kommunizieren und Daten austauschen können.

Herzstück der Plattform wird das Modul „Mission Control“ sein. Seine Aufgabe: alle für den Druckprozess benötigten Daten zu speichern und an alle Beteiligten zielgerichtet zu verteilen – Menschen, Software und Maschinen. Alle vorhandenen Anwendungen, alle Maschinen sowie neue Zaikio-Apps können dort Produkt- und Prozessinformationen über eine standardisierte Schnittstelle lesen und hineinschreiben. Bildlich gesprochen wird so aus 100 individuellen Integrationen eine einzige Integration. Das macht die Arbeit aller Beteiligten einfacher, skalierbar, sicher und kontrollierbar. Mission Control wird für alle Beteiligten voraussichtlich in Q3 2021 zur Verfügung stehen.

Bestellungen direkt aus dem MIS heraus


Bereits verfügbar ist Zaikio Procurement, das Druckereien kostenlos nutzen können. Direkt aus ihrem gewohnten MIS heraus können sie ohne Mehrkosten Papier, Druckfarben, Tinte, Platten oder sonstige Verbrauchsmaterialien bei verschiedenen Herstellern oder Händlern ordern. Dabei wird für die Nutzer vollkommen transparent und ohne ihr MIS zu verlassen direkt auf die Systeme der Lieferanten zugegriffen – damit sind Produktangaben, Verfügbarkeiten und Preise immer aktuell. Der Import und die Pflege von Materialdatenbanken ins MIS sowie lästige telefonische Nachfragen gehören damit endlich der Vergangenheit an. Nach der Bestellung kann so auch die Lieferung verfolgt werden. 

Endlich wieder Zeit für das Wesentliche


Schon mit Keyline und später erst recht mit Zaikioentlasten Druckbetriebe ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von komplexen oder einfach nur umständlichen manuellen Prozessen. Damit können sie sich wieder auf das konzentrieren, was sie richtig gut können – mit umfassender Expertise und Kreativität ihre Kunden bei der Produktion ihrer Druckaufträge beraten und betreuen.